Silkeborg Kommune offentliggør en oversigt over kommunens indgående korrespondance for at give borgere, virksomheder og pressen mulighed for at følge med i aktuelle sager. Postlisten indeholder oplysninger om breve, fax og e-mail sendt til kommunen. Som udgangspunkt skal alle dokumenter fremgå af oversigten på den åbne postliste, med mindre der er gode grunde til at undlade det. Det kan være årsager som personfølsomme oplysninger og krav om fortrolighed.
Det kan du finde på postlisterne
Postlisten indeholder oplysninger om afsender og titlen på brevet/mailen. Endvidere er der et særligt identifikationsnummer (løbenr.), som kan identificere dokumentet. Selve indholdet af dokumentet kan ikke ses på postlisten.
Dannelse og publicering af den åbne postliste sker hver dag efter kl. 12.00.
Breve og dokumenter kan findes på postlisten senest tre dage efter, at de modtaget.
Et brev/en mail, der er stilet til Silkeborg Kommune, men som videresendes til behandling og afgørelse i f.eks. en institution, er ikke omfattet af disse retningslinier og medtages derfor ikke på postlisten.
Ingen personfølsomme og fortrolige oplysninger
Åbne postlister på internettet er omfattet af persondataloven. Det betyder, at postlisterne ikke indeholder fortrolige oplysninger om navngivne eller genkendelige personer. Fortrolige oplysninger er f.eks:
- Følsomme personoplysninger, dvs. oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold
- Almindelige fortrolige personoplysninger, dvs. andre oplysninger om enkeltpersoners personlige, herunder økonomiske forhold
- Forretningsmæssige oplysninger
- Efterforskningsmæssige oplysninger
- Særlige statslige interesser
Postlisten indeholder ikke:
- interne dokumenter
- masseforsendelser, der ikke indgår i en egentlig administrativ sagsbehandling, f.eks. generelle meddelelser fra f.eks. ministerier og Kommunernes Landsforening
- korrespondance, hvor andre udfører opgaver på kommunens vegne, f.eks. arkitekter og ingeniører.
Aktindsigt i breve på postlisten
Reglerne om aktindsigt gælder i fuldt omfang uanset, om postlisten offentliggøres eller ej. Har du spørgsmål vedrørende postlisten eller, hvis du er interesseret i at få aktindsigt i et dokument, der er optaget på postlisten, kan du kontakte: Byrådssekretariatet på tlf. 89 70 13 05.
